A napi szókincsben a "Minden terv szerint megy." Ez azt jelenti, hogy mindent úgy tervezünk, hogy a legkisebb meglepetés vagy meglepetés nélkül. De miért olyan fontos ez? Miért van szükség egy cselekvési tervre? Mi az? Lehet-e elérni a célokat előre meghatározott cselekvési rend nélkül? Szükség van-e tervre csak a munkához, vagy az életben pótolhatatlan? Hogyan tanulhatod meg az idejét? Nehéz megtenni? Vannak hatékony technológiák? A következő tíz percet megtervezzük, hogy megismerkedjünk ezzel a kérdéssel.
Mi a terv?
A terv olyan szándékos cselekvés, amely a határidőn belül kitűzött célok eléréséhez szükséges. Összefoglalva, a terv elkészítése a következő összetevőkből áll:
- Célmeghatározási célok;
- Tervezés - cselekvési program;
- Változatos kialakítás - számos ötlet választása;
- Határidő - határidők;
- Az erőforrások meghatározása - mi szükséges, hol kapható;
- Az előadók meghatározása - ki fogja elvégezni a feladatot;
- Az eredmények rögzítése - modell, terv vagy projekt készítése.
Például egy cég új termékcsaládot kíván forgalmazni. Kezdetben fogalmazza meg a célt és a célokat. Készítsen vázlatokat egy példamutató cselekvési programról, definiálja a stratégiát és a taktikát. Ezután állítsa be a megbízás határidejét, minden albekezdését. Ezután keresik a szükséges erőforrásokat, forrásaikat, és meghatározzák az egyes előadók felelősségi körét is. Végül a fizikai adathordozóra (papírra vagy digitális dokumentumra) gondolatokat rögzítenek, kezdve azok végrehajtását. Ez a rendszer egyszerűsödött, mivel a tervezés különböző típusai vannak. Ezek végrehajtása bizonyos különleges követelmények teljesítését jelenti.
Milyen típusú tervek előkészítése van?
A tervezés tipológiája kiterjedt, az alkalmazási terület, időzítés, tárgyak, tartalom, mélység, elkötelezettség, rend, számvitel, területek, tervezési döntések összehangolása. Valójában minden egyszerű és logikus. Tehát a tervek:
- Terjedelem szerint:
- Általános - vegye figyelembe a feladat összes részletét;
- Részleges - írja le az egyes elemeket.
- Végrehajtás szempontjából:
- Hosszú távú - több mint 5 évre szóló fejlesztési stratégiát jelent.
- Középtávú - egy évtől öt évig terjedő időszak;
- Rövid távú - a jelenlegi problémák megoldása (legfeljebb 1 év).
- Objektumok szerint:
- Terv céljai - célmeghatározás;
- Alapterv - a költségvetés és a berendezések meghatározása;
- Végrehajtási terv - a felelős személy kinevezése;
- Programterv - Megfelelő programok kidolgozása;
- Cselekvési terv - a szükséges erőfeszítések megértése.
- Szerint a tartalom:
- Taktikai terv - a célok elérésének feltételei;
- Stratégiai terv - a munka fő iránya;
- Működési naptárterv - specifikáció és határidők meghatározása;
- Üzleti terv - a cél elérésében szerepet játszó valamennyi mutató számvitele.
- A mélységtől függően:
- Összesített - figyelembe kell venni az általános paramétereket;
- Részletes - az összes lehetséges részlet kiszámítása.
- Kötelezettség szerint:
- Kötelező (irányelv) - szigorúan előírt;
- Választható (indikatív) - inkább ajánlatos.
- A végrehajtás sorrendjétől függően:
- Rendezett - szekvenciális végrehajtást igényel;
- Rendkívüli - szükség szerint jelenik meg;
- Csúszó - javasolja a kiterjesztés lehetőségét.
- Számviteli adatok alapján:
- Kemény tervek - kötelező előírások betartása;
- Rugalmas tervek - az adott kurzustól való eltérés;
- Feszes rugalmas tervek - rugalmas és merev tervek kombinációja.
- Alkalmazás szerint:
- Marketing - a vállalat globális stratégiájának meghatározása;
- Pénzügyi - a gazdasági összetevő megértése;
- Termelés - anyagi és technikai bázis biztosítása;
- Kutatás - az alapfogalom kialakítása;
- Egyéni - a személyes teljesítmény strukturálása.
- Az idő összehangolása:
- Egyidejű tervek - egyetlen szakaszból állnak;
- Szekvenciális tervek - egy különálló szakaszból álló hosszú folyamat esetén kerülnek sor.
A felsorolt tervtípusok a legtöbb esetben univerzálisak, és mind a vállalati célok, mind a személy személyes hatékonyságának növelésére használhatók. Például napi terv elkészítéséhez használhatók. Mi az? Beszéljünk tovább.
Mi a napterv?
A nap terve - egy átgondolt cselekvési sor a következő napra. A tervezési szakemberek azt javasolják, hogy kétszer készítsék el. Az első alkalom - este és a második - reggel, figyelembe véve a lehetséges változásokat.
A napi bioritmusok figyelembevétele érdekében a legjobb, ha szem előtt tartjuk az ember fiziológiai jellemzőit. Például az agyi aktivitás körülbelül 10.00 és 12.00 között aktiválódik. Ebben az időszakban a legfontosabb feladatokat ütemezheti.
További energia esik. Töltse fel ebéd közben. Ezután szükséges, hogy a test pihenjen, pihenjen. Körülbelül 14.00 és 16.00 között újraindul a szellemi és kreatív tevékenység. Ebben az időben helyénvaló találkozókat vagy ötletgyűjtést tartani.
Közel 17 óráig van egy fizikai fitness csúcs. Érdemes ezt az időt a sport vagy a szabadtéri tevékenységekre fordítani. Ezután követi a vacsorát, pihenést.
A legtermékenyebb időintervallumok megértése érdekében fontosabb feladatokat könnyebben festeni, hogy a lehető leghatékonyabban és hatékonyabban vezesse.
Tervezési módszerek
A tervek elkészítésének számos lehetősége közül számos a leghatékonyabb, amelyek különösen az időgazdálkodók támogatói:
- ABC tervezés;
- Eisenhower mátrix;
- Gantt-diagram;
- SMART tervezés;
- GTD technika.
Ezeket a módszereket külön lehet alkalmazni vagy egymással kombinálni. Mindegyikük hatékonyan megoldja a konkrét problémákat, a tervezés egy bizonyos aspektusára összpontosítva. Például a prioritások kiválasztása, a célok meghatározása vagy a rendelési esetek.
ABC tervezés
A tervek kidolgozásának módja részben hasonlítható a Pareto-szabályhoz, amely szerint az erőfeszítések 20% -át az eredmény 80% -át teszi, és fordítva. Ha megtanulod, hogy azonosítsd a legtermékenyebb területeket, a siker „oroszlánrészét” fogják biztosítani. Tehát az ABC-módszertan a fontossági sorrend alapján kerül meghatározásra:
- A - a legjelentősebb feladatok (általában nem több, mint 15%, de az eredmény körülbelül 65% -a);
- B - az átlagos jelentőségű ügyek (körülbelül 20%, és végrehajtásuk hatékonysága 20% -on belül van);
- C - nem fontos feladatok (15% -os siker elérése az idő 65% -ának kitöltésekor).
Miután meghatározta és összpontosította erőfeszítéseit az A kategóriájú feladatok ellátására, egy személy jelentősen javítja személyes vagy munkaerő-hatékonyságát, mivel kevesebb időt tölt a haszontalan munkára.
Eisenhower Matrix
Hatékony tervezés, a prioritások választékán alapul, amelyet az amerikai parancsnok és elnök, Dwight David Eisenhower neveztek el. E módszer szerint az esetek fontossága és sürgőssége alapján terveket kell kialakítani. Grafikusan úgy néz ki, mint egy négyszög négy részre osztva:
- Fontos, sürgős feladatok - fejlesztési szektor;
- Fontos, nem sürgős feladatok - a szükséges ügyek tére;
- Nem fontos, sürgős feladatok - zóna "rutin";
- Nem fontos, nem sürgős feladatok - idővesztési zóna.
Az első két pont a növekedés és a siker zónája. A harmadik és a negyedik az embereket a rutinba vezetik. Ezért jobb, ha elkerüljük őket, amikor tervezünk, elsajátítva az ilyen feladatok átruházásának képességét.
Gantt-diagram
A Gantt-diagram létrehozásának jó módja annak, hogy megtervezzük. A módszer lényege az egyéni feladatokat megjelenítő sávok építése, majd az idő tengely mentén történő elhelyezése. Az oszlopdiagramok (hisztogramok) használatát terveik végrehajtására egy amerikai mérnök és a tudományos menedzsment szakembere javasolta - Henry Lawrence Gantt.
Ez a módszer más technológiák mellett működik, így vizuálisan figyelemmel kísérheti a projektek végrehajtásának valamennyi szakaszát, valamint megértheti az elvégzett erőfeszítések hatékonyságát.
SMART tervezés
Inkább a célmeghatározás területére utal, de megfelelő célok nélkül egy jó terv lehetetlen. E technológia szerint minden célt a fő kritériumok szerint kell elemezni:
- Specifikus - konkrétság;
- Mérhető, mérhető;
- Elérhető - elérhetőség;
- Releváns - összehasonlíthatóság más feladatokkal;
- Idővel korlátozott - időben korlátozott.
Ha a cél megfelel ezeknek a követelményeknek, a terv továbbfejlesztése nem okoz komoly nehézségeket, mivel a siker a munka elején kerül sor.
GTD technika
Az amerikai szakértői és időgazdálkodási tanácsadó, David Allen által kifejlesztett eredeti módszer. A GTD rövidítése „a dolgok befejezéséhez”. Ez a technológia az élet szervezésére szolgáló műveletek egyértelmű algoritmusát nyújtja. Az ajánlások a munkahely megfelelő szervezésével kezdődnek. A jövőben szükség van az ügyek és tervek egyszerűsítésére, listák készítésére egy naptár-ütemező segítségével:
- A következő tevékenységek a közeljövőben járnak el;
- Projektek - hosszú ideig végrehajtott feladatok;
- Halasztott - a felhatalmazott jogosultsági rész;
- Nem kötelező - néha bizonytalan dolgok.
A GTD módszer szerint a sikeres tervezéshez szükséges a következő kérdések megválaszolása:
- Milyen célt kell elérni?
- Hogyan fogják megvalósítani?
- Mi az út az eléréséhez?
Feladataik egyszerűsítése és a felsorolt kérdések megválaszolása után egy személy számára sokkal könnyebb lesz egy megfelelő cselekvési terv kidolgozása és végrehajtása.
Mi a tervezési hiba?
Nem számít, hogy a terv milyen hibátlan, bárhogy is, nem lehet hibákat biztosítani. Lényük az előrejelzések túlzottan optimista megközelítésében rejlik. A feltűnő példa a másfél órás munka a tervezett 60 perc helyett. Mind az egyéni, mind a kollektív tervek hasonló pontatlanságok alá tartoznak.
A hibák fő okai:
- A korábbi tapasztalatok elégtelen használata;
- Az a tendencia, hogy a valóság iránti vágy;
- Az a tendencia, hogy a múltbeli késedelmeket kizárólag külső tényezők támasztják alá;
- Az idő értékelésének és észlelésének pontatlansága;
- Felületi hozzáállás a feladathoz.
Az időpazarlás mellett a tervek hibái tele vannak pénzügyi vagy termelési erőforrások elvesztésével, vagy akár a feladat végrehajtása is megkérdőjeleződik. Ezért ajánlott, hogy az idő és erőfeszítés egy meghatározott tartalékát hozzák bele bármilyen tervbe, amely lehetővé teszi, hogy előre nem látható körülmények vagy manőverek megváltoztatása esetén manőverezzen.
Nem számít, mennyire komoly a feladat, a terv végrehajtásához szükséges terv. Függetlenül attól, hogy milyen méretben lesz, milyen médiára lesz rögzítve. A fő dolog az, hogy megfeleljen az előkészítéshez szükséges valamennyi követelménynek, beleértve a szükséges erőfeszítések és erőforrások előrejelzését. Ennek számos módja van, ezért gondosan olvassa el mindegyiket, hogy kiválaszthassa azt, amelyik egyénileg illeszkedik.
